project management consulting
[ Creating Solutions Together ]

Schulverwaltungs-Assistenz für Ersatzschulen in NRW

Mein Name ist Daniel Wloczka,

seit 2022 unterstütze ich Freie Schulen in Nordrhein-Westfalen bei der (Re-)Organisation und Digitalisierung ihrer Verwaltung. Ich bin dabei nicht nur beratend tätig, sondern kann aktiv bei allen Themen mitarbeiten, die über das normale Tagesgeschäft des Schulbetriebes hinausgehen. Mein Ansatz ist dabei sehr praxisorientiert, die Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt aller Aktivitäten.

Fundament meiner Tätigkeit bildet mein Studium der Informationstechnik mit Spezialisierung auf das Projektmanagement. Hinzu kommen mehr als 20 Jahre Erfahrung als international agierender Projektmanager im technischen Umfeld; immer mit Bezug zur IT bzw. zur Digitalisierung. Und damit eng verbundenen natürlich auch dem Thema Datensicherheit (DSGVO).

Ich bin in der Lage mich schnell in die aktuellen Themen einzuarbeiten und die grundlegenden Herausforderungen zu verstehen. Neben der kurzfristigen, operativen Unterstützung biete ich im zweiten Schritt die Prüfung der bestehenden Prozesse an. Ich entwickle Konzepte zur Optimierung der Abläufe und mache Vorschläge zur Digitalisierung – insofern dies gewünscht ist. In einem dritten Schritt bin ich in der Lage diese Konzepte umzusetzen. Sei es in koordinierender Funktion als Projektmanager oder selbstständig.

Es haben sich in meinem Tätigkeitsspektrum vier Themengebiete herauskristallisiert:

  1. Digitalisierung
    1. Infrastruktur: Dies beinhaltet u.a. Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur, die Erstellung eines IT-Konzeptes, die Unterstützung bei Beschaffung, Aufbau und Konfiguration der neuen Lösung, die Dokumentation und ggf. Übergabe an den Digitalisierungs-Verantwortlichen.
    2. Schulverwaltungs-Software: Dieses Paket beinhaltet die IST-Analyse der aktuellen Systeme, die Vorstellung der verpflichtenden Anwendungen („JadE“, SchILD, ASDPC32, ...) und die Präsentation verschiedener externer Lösungen zur Abdeckung unterschiedlichster Bedarfe des Schulalltags: Raumbuchung, Stundenplan-Erstellung, digitales Klassenbuch, Krankmeldungen, zentrale Dokumenten-Ablage, etc. Ein weiterer Teil ist die Unterstützung bei der Beschaffung bzw. Einrichtung der Systeme, die initiale Konfiguration, die Dokumentation und die Übergabe an den Digitalisierungs-Verantwortlichen.
    3. Lokale Applikationen: Abhängig von der eingesetzten Verwaltungs-Software kann es sein, dass weitere Anwendungsfälle gewünscht sind, welche diese nicht bedient. Beispiel hierfür wären ein Wiki, eine zentrale Benutzerverwaltung, geteilte Kalender,…. Auch dabei unterstütze ich bei der Erarbeitung einer Lösung, der Implementierung, Dokumentation und Übergabe.

  2. Organisation: Hierbei geht es um die Vorstellung der verschiedenen, in und mit der Schule involvierten Parteien, deren Aufgaben und Schnittstellen. Insofern sich bei der Analyse der IST-Situation Lücken zeigen, erarbeiten wir gemeinsam neue Prozesse oder Verfahrensweisen, welche anschließend transparent dokumentiert und kommuniziert werden.

  3. Schulung: Ich kann grundlegende Einweisungen in die wichtigsten Prozesse und Anwendungen geben. Dabei fokussiere ich mich auf die Infrastruktur und Geräte, welche tatsächlich im Einsatz sind. Angefangen bei den gängigsten Betriebssystemen (MS Windows, OSX, Linux, iOS, Android) über Office-Lösungen, Cloud-Speicher oder Wikis, bis hin zu schulspezifischen Anwendungen wie SchILD NRW oder JadE. Sind tiefergehende Schulungen gewünscht, kann ich entsprechende Vorschläge für darauf spezialisierten Unternehmen unterbreiten.

  4. Unterstützung im Alltag bei „besonderen Aufgaben“, z.B.:
    • Erstellung des Haushaltes, inkl. JadE-Haushalt bzw. -Jahresrechnung und OGS
    • Erstellung Schulstatistik; Pflege SchILD NRW
    • Erstellung Raumprogramm
    • Beantragung von Lehrkräften (Formular 48.04)
    • Kommunikation mit Bezirks-Regierung bzw. Schulamt
    • Fragen / Recherchen zu BASS
    • Analyse und Beantragung von Förderprogrammen
    • Definition und Beschreibung neuer Prozesse

Ich arbeite auf der einen Seite mit einem sich stetig vergrößerndem Netzwerk von Spezialisten (Datenschutz, JadE-Haushalt, Lohnbuchhaltung, Anwalts-Kanzlei, Versicherungen…) zusammen, welche sich ebenfalls auf freie Schulen / Privatschulen fokussiert haben. Auf der anderen Seite fungiere ich als Brücke zu den offiziellen Stellen der Bezirksregierungen und den Schulämtern.

Die Kosten für meine Unterstützung sind größtenteils über den Verwaltungs-Etat oder als Schulverwaltungs-Assistenz refinanzierbar.

Informationen über meine Tätigkeit als Projektmanager im industriellen Umfeld finden sie auf dieser Seite.

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Betreute Schulen

seit 03/2023

Freie Schule Bergisch Land (FSBL)

- Unterstützung bei der Strukturiereung der Dokumenten-Ablage
- Erstellung von Schulhaushalt, OGS-Haushalt, JadE-Haushalt und -Abrechnung

Tools: Microsoft 365, JadE

seit 03/2022

Freie Schule Berkenroth (FSB)

- Re-Organisation und Strukturierung des Verwaltungs-Apparates
- Erstellung von JadE-Haushalt und -Abrechnung
- Einführung & Etablierung neuer Verwaltungs-Prozesse
- Digitalisierung von Abläufen und Ablagen
- Neubau der IT-Infrastruktur, Aufsetzen eines lokalen Servers
  - Zentralisierung und Strukturierung der Dokumentation (Wiki)
  - Zentralisierung der Datenablage (NextCloud) und Verlagerung aller Daten von Google Drive
  - Einrichten einer zentralen Benutzerverwaltung (LDAP)
  - Remote-Zugriff über openVPN

Tools: Linux, LDAP Account Manager, Synology DSM, Libre Office, openVPN, Mediawiki, NextCloud, JadE

Fortbildungen

April 2023 Microsoft365 und DSGVO (VDP)
Februar 2023 Schulverwaltung für Fortgeschrittene
Februar 2023 Schulverwaltung für Einsteiger

Sonstiges

2002 - 2022 20 Jahre Projekt Manager in verschiedenen internationen Unternehmen
1999 - 2002 Studium und Abschluss als Diplom-Ingenieur für Informationstechnik, Fachrichtung Projektmanagement

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